TEORÍA SISTÉMICA DE NEGOCIACIÓN
Por Lic. Mario Tomás Schilling

Reitero el aporte teórico presentado en “Negociación: Solución extrajudicial de conflictos privados”[1]. Probablemente, la teoría general de sistemas puede inducir a confusión en el planteamiento de su aplicabilidad a la resolución de conflictos. Por una parte, se presenta el modelo sistémico como diagnosis del conflicto y por otra parte, se emplea como método administrativo en sí mismo del proceso negociador y mediador. El mérito de la teoría es, precisamente, la de servir de base para una metanegociación o metamediación. Sostiene el instrumento de análisis y sustenta, simultáneamente, a la organización administrativa de sus analistas.
EL MODELO SISTÉMICO DE NEGOCIACIÓN Y MEDIACIÓN.
¿Por qué debemos inclinarnos a estudiar la negociación o la mediación a través de la aplicación práctica de la Teoría General de Sistemas (TGS)?
Ya hemos visto enfoques angloamericanos que intentan brindar soluciones a las controversias. Comparten la idea primordial de que la negociación es un proceso y por lo mismo, se desarrolla en etapas. Sin embargo, creemos que estas perspectivas adolecen de un defecto fundamental, el cual consiste en que estudian la negociación o mediación de modo parcial, es decir, se concentran en uno de los subprocesos o “misiones” como detallaremos más adelante; esclareciendo poco o casi nada la situación total. Si se me permite expresar esta frase cliché: los árboles no permiten ver el bosque.
¿Cómo pueden explicar estas teorías anglosajonas que una negociación o mediación fracase porque el negociador tuvo problemas externos de índole administrativos con su equipo de trabajo? ¿La negociación anglosajona --tanto competitiva como cooperativa--explica de algún modo que los conflictos, en muchos casos, se originan a partir de “buenas” relaciones que se quebraron en el tiempo? ¿El Proyecto de Negociación de Harvard se introduce en las causas del conflicto o sólo nos ofrece “métodos de resolución de ellos” a partir de constantes? ¿Todos los problemas podemos solucionarlos con “recetarios” o debemos atender a cada caso en particular como entidad única e irrepetible? ¿Estudiamos controversias originadas por seres humanos o personajes teatrales que representan una obra artística?
La T.G.S. analiza totalidades, las interacciones internas de éstas y las externas con su medio. Se utiliza tanto en el diagnóstico de los fenómenos como también para pronosticar conductas futuras de éstos.
La T.G.S. presenta la cualidad de ofrecer a las ciencias sociales el estudio integral y total de los fenómenos.
A pesar de que todo modelo de interpretación de la realidad detenta imperfecciones, la filosofía sistémica puede abrir un camino para la elaboración de nuevas investigaciones en torno a la negociación. Creemos que el presente trabajo no agota el tema de la negociación o mediación, tampoco pienso que sea lógico descartar las posiciones antes mencionadas, puesto que nos explica de manera útil y práctica la “misión de producción” del sistema, como lo explicaremos en las próximas páginas. La Teoría General de Sistemas ofrece un modelo lógico de análisis que puede llegar a convertirse en una herramienta profunda de diagnóstico en materia de controversias jurídicas, en especial. Este es nuestro pretencioso desafío.
Pasemos, entonces, a elaborar un análisis sobre la negociación o mediación desde una perspectiva sistémica, a fin de formular un nuevo enfoque que denominaremos “negociación o mediación sistémica”.
I. LOS SISTEMAS. Conceptos preliminares.
El concepto de sistemas ha sido utilizado por dos líneas de pensamiento diferentes. La primera es la teoría de sistemas generales, corriente iniciada por Von Bertalanffy, continuada por Boulding y otros. En Chile los aportes de Maturana son indubitables, en Argentina en este ámbito destacan Marinés Suáres y Ernesto Grun, entre otros.
En general, podemos señalar “sistemas” es un conjunto de partes coordinadas y en interacción para alcanzar varios objetivos. Cada una de las partes que encierra un sistema puede ser considerada como subsistema, es decir, un conjunto de partes e interrelaciones que se encuentra estructuralmente y funcionalmente, dentro de un sistema mayor, y que posee sus propias características. Así, los subsistemas son sistemas más pequeños dentro de sistemas mayores o supersistemas. Sin embargo, es fácil caer en error cuando buscamos identificar los subsistemas de un sistema, porque no todas sus partes componentes pueden considerarse subsistemas, si es que queremos respetar el principio de la recursividad.[2] De esto se deduce que tanto los subsistemas como los supersistemas requieren cumplir ciertas características sistémicas.
S. Beer[3] señala que en el caso de los sistemas viables, éstos están contenidos en supersistemas viables. En otras palabras, la viabilidad es un criterio para determinar si una parte es o no un subsistema y entendemos por viabilidad la capacidad de sobrevivencia y adaptación de un sistema en un medio en cambio. Evidentemente, el medio de un subsistema será el sistema o gran parte de él.
Katz y Kahn[4] han desarrollado un modelo funcional de los sistemas dinámicos abiertos (vivos). En efecto, ellos distinguen cinco funciones que debe cumplir todo sistema viable. Ellas son:
1. - Las funciones o subsistemas de producción, cuya función es la transformación de las corrientes de entrada del sistema en el bien y/o servicio que caracteriza al sistema y su objetivo es la eficiencia técnica. En el caso de una empresa, el taller o planta.
2. - Las funciones de apoyo, que buscan proveer, desde el medio al subsistema de producción, con aquellos elementos necesarios para esa transformación; luego son encargadas de la exportación del bien y/o servicio en el medio con el fin de recuperar o regenerar corrientes de entrada, y finalmente, son las encargadas de lograr que el medio “acepte” la existencia misma del sistema. En concreto, su objetivo es la manipulación del medio. En el caso de una empresa, apoyo en las adquisiciones, ventas y relaciones públicas.
3. - Las funciones o subsistemas de mantención, encargadas de lograr que las partes del sistema permanezcan dentro del sistema. En el caso de una empresa, mantención es la función de Relaciones Industriales.
4. - Los subsistemas de adaptación, que buscan llevar a cabo los cambios necesarios para sobrevivir en un medio en cambio. En el caso de una empresa, la encontramos en los estudios de mercado, capacitación, investigación y desarrollo.
5. - El sistema de dirección encargado de coordinar las actividades de cada uno de los restantes subsistemas y tomar decisiones en los momentos en que aparece necesaria una elección. En el ejemplo de la empresa, la línea ejecutiva.
En la medida que desintegramos el sistema en subsistemas, vamos pasando de una complejidad mayor a una menor. A la inversa, a medida que integramos subsistemas en sistemas mayores (o sistemas en supersistemas) vamos ganando una mayor comprensión del todo y las interrelaciones de sus partes.
Hemos definido a los sistemas como un conjunto de partes interrelacionadas. Ahora bien, si examinamos esta definición por un momento, llegaremos a la conclusión de que es tan general, que casi no existe objeto en toda la creación que no se encuentre comprendido en ella (excepto lo conglomerado[5]). Para los efectos del análisis es conveniente hacer una subdivisión de los sistemas. Esta subdivisión ha dado origen a dos tipos de sistemas: los sistemas cerrados y los sistemas abiertos.
Se define como sistema cerrado a aquel cuya corriente de salida, es decir, su producto, modifica su corriente de entrada, es decir, sus insumos. Un sistema abierto es aquel cuya corriente de salida no modifica a la corriente de entrada. Ejemplo del primero, un sistema de calefacción en que la corriente de salida, calor, modifica la información que recibe el regulador del sistema, el termostato. Un ejemplo del sistema abierto, sería un estanque de agua, en el que la salida de agua no tiene relación directa con la entrada de agua al estanque.
Johansen define un sistema abierto como aquel sistema que interactúa con su medio, importando energía, transformando de alguna forma esa energía y finalmente exportando la energía convertida. Un sistema cerrado cuando no es capaz de llevar a cabo esta actividad por su cuenta.
Más fácil y comprensible resulta nuestra definición. Sistema abierto es “una coordinación de partes que interactúan para alcanzar ciertos objetivos por sí mismos”, por ejemplo, un grupo social, un hombre y sistema cerrado “aquel sistema que no puede alcanzar objetivos por su cuenta”, como una máquina, un computador.
II. ELEMENTOS Y CARACTERÍSTICAS DE UN SISTEMA.
a) Las corrientes de entrada.
El funcionamiento de los sistemas requiere importar ciertos recursos del medio. Por ejemplo, el hombre requiere oxígeno, alimento, etc. Con el fin de utilizar un término que comprenda todos estos insumos, podemos emplear el concepto “energía”. Por lo tanto, los sistemas, a través de su corriente de entrada, reciben la energía necesaria para su funcionamiento y mantención. En una negociación se entenderá, por ejemplo, que la corriente de entrada son los mensajes que emita una de las partes a otra.
b) Proceso de conversión.
¿Hacia dónde va esa energía? La energía que importan los sistemas sirve para mover y hacer actuar sus mecanismos particulares con el fin de alcanzar los objetivos para los cuales fueron diseñados. En otras palabras, los sistemas convierten o transforman la energía (en sus diferentes formas) que importan en otro tipo de energía, que representa la producción característica del sistema particular. En la negociación, de acuerdo a la teoría de la comunicación, entenderíamos ese proceso de conversión como la decodificación del mensaje y la integración del mismo dentro del marco de referencia del receptor.
c) Corriente de salida.
La corriente de salida equivale a la “exportación” que el sistema hace al medio. En general, podemos dividir estas corrientes de salida como positivas y negativas para el medio y entorno, entendiéndose aquí por medio todos aquellos otros sistemas (o supersistemas) que utilizan de una forma u otra la energía que exporta ese sistema. En general, podríamos decir que la corriente de salida es positiva cuando es “útil” a la comunidad y negativa en el caso contrario. En la negociación, cuando la respuesta al mensaje es "útil" para estabilizar el sistema y puede sostenerse. En ese sentido, no nos olvidemos que las partes negociadoras vienen a conformar un sistema, cuyo resultado dependerá si se mantiene o si se destruye. Paradojalmente, el objetivo del sistema "negociador" es destruir solidariamente o mancomunadamente el sistema, es decir, las partes negocian para no tener que encontrarse más en situación de conflicto. Sin embargo, el objetivo es destruir el sistema de tal manera que ambas partes estén satisfechas de haberlo destruido. Cuando sólo una de las partes queda satisfecha, no se ha producido una negociación, se ha producido un quiebre de voluntad o una imposición de poder, simplemente.
Cuando en un sistema particular, de acuerdo con los valores de un individuo o de una comunidad, la corriente de salida positiva es muy superior a la corriente de salida negativa, es probable que ese sistema cuente con la “legalización” de su existencia por parte del individuo y de la sociedad, en general.
Esta legalización del sistema, o mejor dicho de su corriente de salida, es vital, entonces, para la misma existencia del sistema. Dada la gran dependencia que tiene del medio (especialmente los sistemas sociales), la actividad positiva o negativa de ese medio hacia el sistema será el factor más importante para determinar la continuación de su existencia o su desaparición.
Podemos entonces hablar de “sistema viable” como aquel que sobrevive, es decir, que es legalizado por el medio y se adapta a él y a sus exigencias, de modo que con su exportación de corrientes positivas de salida al medio, esté en condiciones de adquirir en ese mismo medio sus corrientes de entrada (o la energía necesaria para el continuo desarrollo de su función de transformación).
Sin embargo, el concepto de viabilidad es más amplio. Stafford Beer define a un sistema viable como aquel que es capaz de adaptarse a las variaciones de un medio en cambio. Para que esto pueda ocurrir, el sistema debe poseer tres características básicas:
· Ser capaz de autoorganizarse, es decir, mantener una estructura permanente y modificarla de acuerdo a las exigencias;
· Ser capaz de autocontrolarse, es decir, mantener sus principales variables dentro de ciertos límites que forman un área de normalidad y finalmente;
· Poseer un cierto grado de autonomía; es decir, poseer un suficiente nivel de libertad determinado por sus recursos para mantener esas variables dentro de su área de normalidad.
Algunos autores han denominado “ciclo de actividad” a esta relación entre corriente de salida y corriente de entrada, es decir, al proceso mediante el cual la corriente de salida regenera la corriente de entrada del sistema. Este "ciclo de actividad" es básico en el proceso de negociación, donde los mensajes del emisor que se traducen en ofertas, serán decodificadas por el receptor, quien a su vez responderá con concesiones o con contraofertas. Estas contraofertas serán decodificadas por el emisor (ahora receptor) para realizar concesiones o nuevas ofertas frente a la contraoferta del receptor (ahora emisor). Como se puede observar, el ciclo comienza a fluir.
d) La comunicación de retroalimentación.
Recordemos nuevamente, que todo sistema tiene algún propósito y la conducta que desarrolla, una vez que dispone de la energía suficiente, prevista por sus corrientes de entrada, tiende a alcanzar ese propósito u objetivo. La pregunta que tenemos en mente es ¿cómo sabe el sistema cuándo ha alcanzado su objetivo? O ¿cuándo existe diferencia entre la conducta que desarrolla para lograr el objetivo y el objetivo mismo?
A esa información que llega a través de mi vista y que muestra el resultado que se está obteniendo con la acción que estoy desarrollando y que llega al cerebro para ser allí interpretada es lo que se denomina “comunicación de retroalimentación” o “feedback”.
Así, la comunicación de retroalimentación es la información que indica cómo lo está haciendo el sistema en la búsqueda de su objetivo, y que es introducido nuevamente al sistema con el fin de que se lleven a cabo las correcciones necesarias para lograr su objetivo (retroalimentación). Desde este punto de vista, es un mecanismo de control que posee el sistema para asegurar el logro de su meta.
e) El enfoque corriente de entrada y salida o “enfoque de flujos”.
El enfoque “corriente de entrada - corriente de salida” (input – output), aplicado a la teoría de sistemas, identifica a un sistema como una entidad reconocible a la cual llegan diferentes corrientes de entrada (con numerosos tipos de recursos) y de la cual salen una o varias corrientes de salida bajo la forma de algún producto (bienes o servicios). Desde este punto de vista, el sistema propiamente tal se considera como una “caja negra”, considerándose sólo las interacciones (llegadas o salidas).
En este caso, sólo nos limitamos a preguntar cuáles son las corrientes de entrada y qué corrientes de salida produce. No nos preocupemos por lo que sucede dentro del sistema, es decir, por la forma en que operan los mecanismos y procesos internos del sistema y mediante los cuales se producen esas corrientes de salida, a menos que en un momento dado nos interese alguna de ellas. En ese caso procedemos a abrir la caja.
Este enfoque produce la ventaja de identificar claramente los sistemas y subsistemas y estudiar las relaciones que existen entre ellos, permitiendo así maximizar la eficiencia de estas relaciones sin tener que introducirnos en los procesos complejos que se encuentran encerrados en esas cajas negras. Evidentemente, cuando algún subsistema presenta problemas, es decir, cuando las relaciones entre las corrientes de entrada y las de salida presentan anomalías, entonces, y sólo entonces nos vemos obligados a destapar la caja negra y estudiar ese sistema en forma más precisa.
Otra ventaja de este enfoque, especialmente en los sistemas empresas industriales, es que permite identificar en forma bastante simple la existencia de los “cuellos de botellas”, es decir, subsistemas que limitan la acción del sistema para alcanzar sus objetivos. También permite descubrir aquellos subsistemas que son críticos.
III. ENTROPIA Y NEGUENTROPIA.
La entropía es un concepto que proviene de la física y deriva de la segunda ley de la termodinámica. Según esta ley, los sistemas en general tienen la tendencia a alcanzar su estado más probable, es decir, existe una tendencia natural de los cuerpos a pasar de distribuciones menos probables a otras más probables. Ahora bien, en el mundo de la física, el estado más probable de esos sistemas es el caos, el desorden y la desorganización.
La ley de la entropía indica que ésta es creciente, es decir, la entropía va en aumento. Los sistemas pasan por diferentes estados, cada vez más desordenados y más caóticos. Sin embargo, la simple observación del transcurso histórico de numerosos sistemas, parece contradecir este aspecto de la ley de entropía siempre creciente. Por ejemplo, la Iglesia Católica al cabo de dos mil años de existencia no parece indicar un grado de desorganización ni de caos. En numerosos casos, los sistemas mantienen su ordenamiento a través del tiempo. Aún se presentan otros casos en que los sistemas parecen organizarse más a medida que pasan de un estado a otro. Sin embargo, esta contradicción o violación de la ley de la entropía es más aparente que real. Si observamos los sistemas que “violan” la ley, podemos concluir que ellos poseen una importante característica en común. Todos son sistemas vivos y, más general aún, son todos sistemas abiertos.
En el mundo físico no existe creación de neguentropía o entropía negativa. En otras palabras, dentro de los sistemas cerrados, se observa un desarrollo siempre creciente de la entropía. Cualquier objeto físico, por muy resistente que pueda aparecer, se encuentra sometido al desgaste del tiempo y su fin es inexorable. Si usted deja un dormitorio cerrado, sin que entre aire ni iluminación, al cabo de un mes, se dará cuenta del efecto que produce la entropía. Si este cuarto lo deja en ese estado por cincuenta años, el resultado será aún más evidente.
Un organismo viviente continuamente incrementa su entropía y, por lo tanto, tiende a aproximarse al peligroso estado de entropía máxima, que significa la muerte.
Sólo puede mantenerse alejado de ella, es decir, vivo, si continuamente está extrayendo de su medio entropía negativa (que es algo muy positivo, como veremos).
Un organismo se alimenta de entropía negativa o, colocándolo de una manera menos paradójica, lo esencial en el metabolismo es que el organismo tiene éxito en liberarse de toda la entropía que no le ayuda a permanecer vivo. En otras palabras, el organismo se alimenta de entropía negativa atrayéndola hacia él para compensar el incremento de entropía que produce al vivir y manteniéndose así, dentro de un estado estacionario con un nivel relativamente bajo de entropía.
La expresión “entropía negativa” (neguentropía) es en sí una medida de orden. De este modo, el mecanismo mediante el cual el organismo se mantiene estacionario y a un nivel bastante alto de ordenamiento, es decir, a un nivel bajo de entropía, realmente consiste en extraer continuamente orden u organización de su medio.
Así, los sistemas abiertos al extraer orden del medio y reemplazar con él el orden producido por sus procesos vitales, rompen la ley inexorable que ataca a los sistemas: la entropía creciente. Podemos, entonces, establecer claramente una nueva distinción entre sistema cerrado y sistema abierto. El sistema cerrado tiene una vida contada, sucumbe ante la entropía creciente. El sistema abierto presenta características tales (interacción con su medio e importación de entropía negativa u orden) que está en condiciones de subsistir y aún de eliminar la ley de entropía.
Un sistema abierto puede presentarse como aquel que importa energía (corriente de entrada), transforma esa energía (proceso de transformación) y luego exporta al medio esa nueva energía. Con el producto de esa exportación, el sistema está en condiciones de obtener nuevamente sus corrientes de entrada necesarias para llevar a cabo el proceso de transformación que lo caracteriza y diferencia del resto de los sistemas.
Así, E2 tiene que ser capaz de generar E1 (en que E1 es la energía de entrada y E2 es la energía de salida).
Ahora bien, el sistema abierto puede almacenar energía, es decir, no toda la energía (E1) debe ser utilizada en la transformación (T). Supongamos que E’1 es la energía destinada al proceso de transformación propiamente tal y E”1 es un saldo. Entonces:
E1 = E’1 + E”1E1 – E’1 = E”1
E”1 representa entonces una cantidad de energía no utilizada en el proceso de transformación o de elaboración del producto particular del sistema. Es una energía que permanece (o se acumula) dentro del sistema y es justamente este E’1 el que sirve de base para la creación de la neguentropía o entropía negativa.
Desde el punto de vista de un sistema jerarquizado, podemos señalar que el máximo desorden (o máxima entropía) se produce cuando se llega a un estado tal en que todos los elementos del sistema poseen una misma jerarquía.
Podemos representar este fenómeno de la siguiente forma:
· Sea “x” la corriente de entrada del sistema.
· Sea “T” el proceso de transformación.
· Sea “y” la corriente de salida.
· Sea “Ax” una cantidad negativa que representa la entropía.
De este esquema se puede concluir que:
y = T(x)
Es decir, la corriente de salida es igual a la corriente de entrada transformada. Se supone que “y”, a su vez, debe generar a “x”. Por lo tanto:
y = x (en términos de valor).
Sin embargo, de acuerdo con el sistema planteado, esto no se cumplirá, ya que la entropía (-)Ax, hace disminuir la energía necesaria para la transformación, lo que se traduce en un “y” menor.
En el caso de la mediación, empleando este sistema como método de diagnóstico, “x” representa:
1.- Los contratos existentes entre las partes en conflicto.
2.- Recursos materiales, financieros y humanos de las empresas en conflicto.
3.- Información acerca de los elementos de entrada del sistema antes de fracasar, congestionar o desintegrarse (por ejemplo, de qué manera interactuaba una empresa de servicios con su cliente antes de la crisis, ruptura, o cesación de pagos...).
“T” representa:
· La relación contractual, si se trata de una empresa o el conflicto se verifica en el ámbito del derecho pecuniario. La relación psicológico-afectiva, en cambio, si el conflicto nace del derecho de familia.
e “y” :
a) Los acuerdos logrados.
b) La relación producto – beneficio, si se trata de una empresa.
c) La descongestión de los tribunales, en un organismo negociador.
d) La imagen positiva corporativa.
e) La consolidación de la relación familiar.
(-)Ax:
a) La tendencia a mantener el conflicto sin solución.
b) La frustración inicial de los clientes.
c) La congestión de los tribunales.
d) La imagen corporativa deteriorada.
e) Debilitamiento en las relaciones familiares.
¿Cómo se puede combatir esta entropía?
Se debe interactuar con el medio. Adaptarse a las circunstancias externas que tienden a desarmonizar el sistema.
Sin embargo, para llevar a cabo todas estas acciones es necesario disponer de energía (recursos). Si toda la energía que trae la corriente de entrada es destinada una función específica, evidentemente que no dispondremos de energía adicional para otras actividades. Pero si la energía generada por la corriente de salida es mayor que la necesaria para adquirir la corriente de entrada destinada al proceso de transformación, entonces sí que se puede obtener energía adicional. Es este saldo el que se utiliza para combatir la entropía. En otras palabras, así se genera la neguentropía o entropía negativa.
Por lo tanto, la condición necesaria para sobrevivir es:
y > x (en términos de valor)
Luego, nuestro sistema para poder sobrevivir debe desarrollar algunos subsistemas, en que:
· y (a + b) representa el total de la corriente de salida.
· y (a) es la energía que el sistema entrega al medio para adquirir “x”.
· y (b) es la energía que se guarda (o vuelve al sistema) para combatir la entropía "Ax”.
IV. El principio de organicidad.
El universo puede ser representado como un sistema o como una colección de muchos sistemas (subsistemas) que de una forma u otra actúan y se interrelacionan unos con otros dentro de una realidad dinámica. Existe entre ellos un continuo intercambio de energía y se llevan a cabo millares de procesos de conversión. Fuerzas van y vienen. A las acciones se suceden las reacciones que no sólo afectan al sistema sobre el cual se ejecuta la fuerza sino que también sobre el sistema que la aplica y, más aún, sobre otros que, aparentemente, nada parecían tener que ver con aquel sistema que reacciona.
Sin embargo, a pesar de toda esta enorme dinámica de fuerza, de acciones y reacciones entre los diferentes sistemas, no existe un caos, sino un cierto orden y equilibrio que dan más una impresión de avance suave que de cambios y avances pronunciados.
Este fenómeno, es decir, la acción equilibrada de la totalidad frente a la gran variabilidad que experimentan sus partes puede ser explicado a partir de dos concepciones diferentes. Una de ellas es el aparente equilibrio del sistema según la mecánica newtoniana y la otra es la teoría general de sistemas, especialmente desde el punto de vista de la cibernética.
a) La explicación newtoniana.
A cada acción sigue una reacción igual: la acción mutua de dos cuerpos, del uno sobre el otro es siempre igual y en dirección opuesta. Cuando uno tira o empuja un cuerpo, también es tirado o empujado por ese objeto con una fuerza equivalente. Cuando presionamos una piedra con el dedo, el dedo es presionado por la piedra con una fuerza igual.
Esta ley de Newton ha dado origen al principio de acción-reacción que señala que cada acción se encuentra acompañada por una o más reacciones, este principio es más conocido como causa – efecto. Por lo tanto, si bien es cierto que los diferentes subsistemas terrestres se mantienen en continuo movimiento, los cambios que se producen entre los subsistemas se cancelan unos con otros, permaneciendo así el sistema total (la Tierra) en equilibrio.
b) La explicación de la Teoría General de Sistemas.
Lazslo plantea una definición de sinergia desde el punto de vista de la variabilidad del sistema total con relación a la variabilidad de sus partes y enuncia la siguiente ley:
V1 < Va + Vb + ………Vn
Ó V1 < S(V1)
Lo que expresado en palabras significa que un objeto es un sistema cuando la variabilidad que experimenta la totalidad es menor que la suma de las variabilidades de cada una de sus partes o componentes.
Se puede observar que existe una gran variabilidad en el medio y una constancia en el cuerpo. El mecanismo que permite que esto suceda es el denominado “homeóstato” (derivado de homeostasis).
Ahora, si unimos los dos conceptos que hemos desarrollado, la variabilidad de los subsistemas y la variabilidad del medio, podemos comprender el equilibrio que puede mostrar un sistema. En efecto, frente a los cambios externos que se producen en su medio, el sistema, provisto de los homeóstatos necesarios, aminora esos impactos, desarrollando programas preestablecidos que tienden a hacer posible una serie de reacciones internas del sistema que lo defienden de las variaciones del medio. Por otra parte, el principio de la sinergia tiende a nivelar los cambios internos que sufren los subsistemas. Todo esto hace que el sistema tenga la propiedad de autocontrol y de autorregulación que lo lleva hacia un equilibrio homeostático o hacia un “estado permanente” (steady state).[6]
Esta situación no implica un estado inmóvil de equilibrio. Existe un flujo continuo de energía desde el medio externo y una exportación continua de los “productos” del sistema hacia el medio. Aunque el sistema, en un estado permanente, a medida que pasa no es idéntico al organismo que fue, pero si, bastante similar, mantiene su mismo carácter. Este intercambio con el medio permite que el sistema pueda generar neguentropía y así obtener la energía necesaria para hacer funcionar los mecanismos homeostáticos correspondientes cuando los cambios del medio lo exigen, o los mecanismos de excepción cuando esos cambios superan el radio de acción de los mecanismos homeostáticos.
Parece existir aquí una contradicción entre esta tendencia al caos, por una parte y un proceso de evolución que tiende a aumentar el grado de organización que poseen los sistemas abiertos, fenómeno que podemos denominar el “principio de la organicidad”. Sin embargo, esta contradicción es más aparente que real. Esta contradicción se soluciona a través de la neguentropía o entropía negativa. Debemos entenderla como la energía necesaria que requiere el principio de la organicidad para desarrollarse. En otras palabras, el principio de organicidad establece las condiciones necesarias para el orden. La neguentropía es la fuerza necesaria para hacer operar este principio. Un sistema social que desee sobrevivir debe conscientemente crear dos tipos de energía a través de su mecanismo de importación del medio: la energía necesaria para el proceso de transformación o conversión, y la energía necesaria para mantener y mejorar su organización interna y sus relaciones con el medio dentro del cual se conduce.
En conclusión, los sistemas abiertos como todo sistema, tienden a desorganizarse como efecto de las fuerzas entrópicas que los atacan. Sin embargo, poseen mecanismos potenciales que buscan su supervivencia. Ahora bien, la supervivencia de estos sistemas parece encontrarse en su capacidad de organización o de mantenerse organizados frente a los cambios y fuerzas negativas del medio. Esto es lo que podemos denominar el “principio de la organicidad”. Principio que operará en la medida que el sistema sea capaz de generar este exceso de energía que conocemos como neguentropía.
V. La Negociación o mediación sistémica: sus proyecciones.
Insisto que este método, proveerá al mediador la facultad de diagnosticar cuándo el sistema comenzó a sentir los efectos de la entropía y, por lo tanto, le resultará más fácil determinar de qué manera puede regenerarse (mediante la aplicación o estímulo de fuerzas contrarias o neguentropía) o bien, en caso de que esto no fuera posible, podrá construir un nuevo sistema viable que soporte a sus antiguos componentes. De esta forma, el mediador o negociador sistémico se transforma en una suerte de mecánico social, por cuanto puede arreglar o diseñar un nuevo motor para que el vehículo transporte a sus primitivos pasajeros.
Las etapas que puede seguir un mediador para alcanzar el objetivo de describir y definir un sistema total son las siguientes:
1.- Los objetivos del sistema total;
2.- El medio en que vive el sistema;
3.- Los recursos del sistema;
4.- Los componentes del sistema;
5.- La dirección del sistema.
El lector debe comprender que, en ningún caso, estos pasos deben, forzosamente, tomarse de acuerdo con la secuencia aquí presentada. Más bien, a medida que uno avanza en el análisis y descripción del sistema, es probable que uno deba reexaminar el trabajo realizado en los pasos previos. Este es un proceso lógico y la lógica es esencialmente un proceso de controlar y recontrolar nuestros razonamientos.
1.- Los objetivos del sistema total.
Al hablar de los objetivos estamos pensando en la medición de la actuación del sistema total. En general, nos parece lógico comenzar nuestro trabajo definiendo los objetivos, porque frecuentemente se cae en errores y en serios problemas cuando no se tienen claros los verdaderos objetivos del sistema.
Debemos diferenciar los objetivos operacionales de los “no operacionales”. Estos últimos equivalen a declaraciones de principio o propósitos que a objetivos concretos sobre los cuales dirigir la conducta del sistema. Si tomamos estos objetivos no operacionales en forma demasiado seria, podemos llegar a errores y equivocaciones en la identificación de los objetivos reales del sistema comparado con aquellos definidos por el sistema. Por ejemplo, el gerente de una empresa industrial puede hacernos pensar que el objetivo de su empresa es prestar servicio a la comunidad. En el caso de la negociación, los negociadores pueden señalar que su objetivo consiste en descongestionar los tribunales, etcétera.
Ahora bien, estos objetivos no operacionales tampoco pueden dejarse totalmente de lado. En efecto, ellos cumplen una función bastante específica o en el sistema social de que se trate: son objetivos generalmente no conflictivos y, por lo tanto, pasan a ser un mecanismo de cohesión del grupo humano que forma el sistema. ¿Qué negociador no va estar de acuerdo que su función “descongestiona a los tribunales”?
Churchman[7] sugiere una forma en que el investigador puede determinar los objetivos del sistema: si el sistema sacrificará otros objetivos, a sabiendas, con tal de alcanzar aquellos definidos por autoridades del sistema. Por ejemplo, el negociador, ¿tiene como objetivo “descongestionar tribunales”? ¿Qué sucederá si le piden negociar gratuitamente un caso? ¿Lo aceptará para cumplir su objetivo de “descongestionar tribunales”? ¿No será que su objetivo real consiste en “resolver los conflictos jurídicos de la manera más óptima posible para obtener prestigio profesional y excelentes honorarios”?.
Como personas, generalmente ocultamos nuestros verdaderos objetivos, pues nos parece que pueden no ser satisfactorios desde el punto de vista de otras personas o de la comunidad en que vivimos. Si ellos fueran publicitados, es probable que tuviéramos problemas en obtener los diferentes tipos de apoyos que necesitamos en la vida (empleo, aceptación social, etcétera).
El propósito de nosotros como mediadores es determinar aquellos objetivos verdaderos y operacionales de este “sistema de negociación”. Operacionales en el sentido de que pueda determinar la calidad de la actuación del sistema, o la forma como está operando éste. La observación del sistema como una totalidad (y no a través de sus partes) puede permitir encontrar soluciones más integrales al problema o prevenir de alguna forma los “efectos esperados”. Por la medición de la actuación del sistema, el mediador debe buscar todas las consecuencias importantes de la actividad del sistema total bajo estudio. Evidentemente cometerá errores; sin embargo, su persistencia y su estado de alerta pueden minimizar estos errores a través de una conducta de cuidadosa investigación y un espíritu crítico.
En este punto, nos detendremos. Al abogado y – especialmente al negociador--, tiene como tarea diaria la resolución de conflictos jurídicos. En materia privada, estos conflictos derivan de un “sistema” cuya “entropía” le ha afectado a tal punto que, se encuentra en descomposición o ha perecido como tal. Pensemos en los matrimonios separados que buscan divorcio, nulidad, separación de bienes, pensión alimenticia, régimen de visitas, tuición, etcétera. El sistema “matrimonio” le ha afectado el incremento de “entropía”. Por lo tanto, tras un breve estudio podemos diagnosticar cuáles fueron las fallas del sistema, cuáles eran sus objetivos, cuáles su corriente de entrada y de salida, en fin, podremos darnos cuenta incluso, qué nuevo sistema han formado: un matrimonio puede convertirse en una relación (sistema) de alimentante – alimentario, por ejemplo.
Nuestra labor como negociadores no es otra que transformar un “sistema altamente entrópico” (conflicto) en un sistema neguentrópico (arreglo), y por el principio de la recursividad ya mencionada, no podemos escapar a nuestra inexorable condición de supersistema de estos subsistemas que debemos “arreglar”. Con ello, llegamos a otro punto importante de la Teoría General de Sistemas aplicada al mecanismo o proceso o “sistema” de la negociación o mediación.
2.- El medio en que vive el sistema.
Una vez que el mediador (negociador) ha logrado clasificar los objetivos del sistema o la medición de su actuación (tanto su propio sistema como el subsistema que debe “arreglar”) el aspecto siguiente que debe estudiar y considerar es el medio que lo rodea. Este puede ser definido como aquello que está fuera, que no pertenece al sistema, que se encuentra más allá de sus fronteras, que el sistema prácticamente no tiene control sobre ello, es decir, poco o nada puede hacer para modificar sus características o su conducta. El medio corresponde a los “datos dados” al sistema y, evidentemente, desde este punto de vista constituye sus limitaciones. El medio no es sólo aquello que se encuentra fuera del control del sistema, sino que también es algo que determina, en parte, la conducta de éste.
Un buen método para determinar si un aspecto determinado pertenece al medio o al sistema, lo proporciona C.W. Churchman. Señala que el medio no es el aire que respiramos, el grupo social al que pertenecemos o la casa en que vivimos, no importa cuánto estos elementos parecieran estar fuera de nosotros. En cada caso uno debe hacerse dos preguntas:
1.- ¿Puedo hacer algo frente a ello?
2.- ¿Tiene importancia para mis objetivos?
Si la primera pregunta tiene una respuesta negativa y la segunda una positiva, ese aspecto constituye nuestro medio.
3.- Los recursos del sistema;
Cuando hablamos de los recursos del sistema nos estamos refiriendo a su interior, es decir, a sus recursos internos. Por lo tanto, no deben ser confundidos con los recursos externos; es decir, aquellas fuentes de energía o de información. Estos se encuentran fuera del sistema, pertenecen al medio.
Los recursos del sistema son los arbitrios de que dispone para llevar a cabo el proceso de conversión, para mantener la estructura interna y aquellos sobre los cuales éste posee control: en una palabra para sobrevivir.
En el sistema de negociación debemos distinguir dos sistemas:
a) Nuestro sistema “negociador” compuesto de: recursos humanos (personal, secretaria, asesores, etcétera), recursos materiales (oficina, fax, computador, sala de reuniones, etcétera), recursos financieros, su “imagen”, conocimientos e información, entre otros.
b) El sistema objeto de la negociación, por ejemplo, el matrimonio que decidió separase de hecho y busca ahora en una atmósfera conflictiva, separase de bienes. En este caso, puede ser que el marido, por ejemplo, cuente con los recursos materiales y financieros, en tanto su mujer, con el poder que le confiere su “derecho”. Un sistema, por lo tanto, cuenta no sólo con recursos reales, sino también potenciales y las posibilidades de transformarlos en reales, pues los mecanismos o componentes que sirven para aumentar o amplificar los recursos del sistema pueden ser los más importantes.
4.- Los componentes del sistema.
Los recursos propios forman la reserva general del sistema a partir de la cual se puede desarrollar su conducta para alcanzar sus objetivos reales. Las acciones específicas que se llevan a cabo las realizan sus componentes, sus partes o sus subsistemas.
La razón real para la separación del sistema en componentes (desde el punto de vista del análisis del sistema) es para proveer al mediador (negociador) con el tipo de información necesaria para diagnosticar apropiadamente el sistema y decidir lo que haya que hacer después.
Desde el punto de vista de las misiones del sistema puede ser útil indicar aquí las diferentes funciones que debe llevar a cabo un sistema para sobrevivir (constituye la misión más importante del sistema total). Katz y Kahn[8] en un interesante estudio de la conducta de las organizaciones desde el punto de vista de la teoría de sistemas, distinguen cinco misiones fundamentales. Ellas son:
1.- La misión de producción. Es decir, la conversión de la energía en el bien y/o servicio característico del sistema. En nuestro estudio, los abogados encargados de desarrollar el proceso de negociación. A su vez hay que estudiar esta “misión de producción” en el sistema objeto de la negociación o mediación con el fin de diagnosticar la entropía generada en él. La labor del negociador sistémico consiste en analizar cada caso en particular como sistema en descomposición o descompuesto, sin olvidar, que en este proceso él está generando un nuevo sistema (relación cliente – negociador; relación negociador de una parte – negociador de la contraparte – que a su vez genera un sistema: negociador de la contraparte – cliente contraparte). Esta aparente complejidad nos permite desarrollar este nuevo enfoque que las perspectivas norteamericanas antes descritas olvidan. Creemos que estas concepciones anglosajonas se concentran sólo en uno de los subsistemas del sistema de negociación o mediación, esto es, la misión de producción.
2.- La misión de apoyo. Es decir, las funciones por las cuales se provee de suficiente energía al proceso de producción; la función de “comerciar” la corriente de salida en el medio y así originar las nuevas corrientes de entrada (el ciclo de actividad y las funciones de legalización del sistema en su medio).
3.- La misión de mantención. Es decir, las funciones destinadas a lograr que los componentes del sistema permanezcan dentro de él, cuando éste los requiere, tanto física como psicológicamente.
4.- La misión de adaptación. Es decir, las funciones destinadas a observar los cambios que se suceden en el medio, predecir las consecuencias que éstos tendrán para el sistema a las nuevas condiciones del medio.
5.- La misión de dirección. Es decir, el gobierno del sistema, la coordinación de los subsistemas, la adjudicación de los recursos entre ellos, todo esto para cumplir la misión ( o las misiones) general del sistema total.
Al hablar de misión y analizarla, podemos estimar el valor de una actividad para el sistema total, lo que no es posible lograr a través de la estimación de la realización de un departamento (o de su valor). Por eso se habla de “misión” y no de “departamento”.
5.- La dirección del sistema.
Si revisamos lo que hasta ahora ha hecho nuestro analista -- el mediador o como recientemente lo bautizamos como “negociador sistémico” --, con el fin de definir con precisión lo que es un sistema total, observaremos que ha definido sus objetivos reales, es decir, aquellos que determinan la actuación del sistema. En seguida, se enfrentó con el problema de determinar el medio que rodea al sistema, lo que sin duda, le sirve para conocer la extensión de su unidad de análisis. En tercer lugar, examinó los recursos reales y potenciales con que cuenta el sistema para conseguir sus objetivos y, finalmente, como vimos en el punto anterior, procedió a definir las partes componentes o subsistemas que constituyen el sistema. Ahora ha llegado al último paso, en esta tarea, la administración o dirección del sistema.
Allí es donde se consideran todos los aspectos que hemos discutido en los puntos anteriores. La dirección fija los objetivos de los componentes, distribuye los recursos y controla la actuación y el comportamiento del sistema. Implica además su evaluación y los consecuentes cambios de planes y metas. Estos cambios constituyen uno de los aspectos más críticos de la administración de sistemas, porque nadie puede decir que se han fijado objetivos correctos o se ha definido el medio en forma precisa, si han determinado bien los objetivos y la definición de los componentes. Siempre es probable que se haya escapado algo, que se haya cometido un error, o que se hayan sobrevaluado ciertos recursos. Por lo tanto, la administración del sistema debe recibir informaciones tales que le indiquen cuando su concepto y definición de sistema es errado y debe ser cambiado.